Трудовые книжки и ГОСТ Р 7.0.97-2016: что изменилось?
С 1 августа этого года изменились правила заполнения копий на выдачу трудовых книжек. Что теперь нужно писать в копии, следует ли заверять этот документ печатью компании, нужно ли менять документооборот для хранения этих документов, рассказала Ольга Крикунова, консультант по юридическим вопросам компании «Ю-Софт».
В связи со вступлением в силу с 1 августа 2018 года нового ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» поменялся порядок заверения копий документов, представляемых в другие компании. Новые правила распространяются в том числе и на заверение копий трудовых книжек, выдаваемых сотрудникам для подтверждения трудового стажа в случае необходимости.
Ранее копия трудовой книжки заверялась следующим образом: ниже реквизита «Подпись» бухгалтер или специалист по кадрам проставляли заверительную надпись «Верно», должность работника, заверившего копию документа, личную подпись и ее расшифровку (инициалы, фамилию), а также дату заверения.
Новым порядком предусмотрено дополнительное, кроме стандартной записи, указание места хранения подлинника документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № … за … год»), которая заверяется печатью организации. Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.
Особые случаи
Копии для внешнего пользования новый ГОСТ обязывает заверять именно печатью организации, тогда как по старым правилам можно было использовать и другие печати (например, отдела кадров). Для внутреннего пользования документы могут быть заверены, как и раньше.
Согласно положениям ГОСТ Р 7.0.97-2016 указание на номер дела и год оформляется в соответствии с формулировкой, содержащейся в пункте 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016.
При этом если трудовые книжки хранятся не в номенклатурном деле, а в сейфе, то в формулировке достаточно будет указать только место хранения оригинала трудовой книжки без ссылки на номера дела и год.
Обратите внимание
Для того чтобы получатель копии был проинформирован о месте хранения оригинала трудовой книжки, достаточно указать: «Подлинник документа находится в сейфе отдела кадров ООО «Ромашка»».
Поскольку пунктом 45 Правил установлено, что ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя, то во избежание утраты и повреждения документов работников организации, как правило, хранят трудовые книжки не в номенклатурном деле, а в специальных лотках, ящиках или сейфах.
Следует отметить, что требования ГОСТ носят рекомендательный характер. Для того чтобы получатель копии был проинформирован о месте хранения оригинала трудовой книжки, достаточно указать: «Подлинник документа находится в сейфе отдела кадров ООО «Ромашка»».
Правила перехода
Поскольку, как правило, записи в трудовую книжку заносятся должностным лицом организации, уполномоченным на это приказом руководителя, чаще всего – работником отдела кадров, в случае его отсутствия обязанность по ведению этих документов, как и раньше, может исполняться бухгалтером или директором организации.
Документ подлежит регистрации в книге учета и хранится у работодателя вплоть до увольнения сотрудника или его перевода на другое место работы. При необходимости сотруднику выдается выписка из книжки по месту требования.
Читайте также «Трудовая книжка в облаке»
