Стало известно, как с помощью Excel застраховаться от ошибок в бюджете
В октябре сотрудники финансовой службы собирают данные для бюджетов. Главное — получить от других подразделений информацию в полном объеме и быстро консолидировать ее. Время, которое финансовая служба тратит на верстку бюджета, зависит от скорости сбора данных и того, как вы организуете этот процесс технически.
На практике на поиск одной ошибки в файлах у сотрудника финансового подразделения может уйти от часа до нескольких дней. В результате периоды верстки ассоциируются с авралами, а планы, даже после того как их утвердит руководство, приходится корректировать. Расскажу о восьми ситуациях, которые тормозят верстку бюджета, и опишу инструменты Excel, которые помогут решить проблемы.
Ситуация 1. Составили бюджеты так, что их невозможно собрать в один
Подразделения могут разработать собственные формы бюджетов в зависимости от специфики работы или перечня статей доходов и расходов. Чтобы объединить такие данные, у финансистов уходит половина рабочего времени.
В чем проблема: формы бюджетов подразделений отличаются друг от друга, это затрудняет консолидацию.
Решение: разработайте таблицу бюджета, которая будет единой для всех подразделений. Напишите подробную инструкцию, которая объяснит подразделениям, какие показатели указывать в каждой статье. Так вы сможете избежать разночтений. Например, если коммерческий отдел составляет план продаж, уточните, что необходимо спрогнозировать объем отгрузок, а не поступление денег за отгруженную продукцию.
Пропишите, как должны действовать отделы при подготовке бюджетов. Например, отдел маркетинга скачивает общий файл, присваивает ему имя «Маркетинг.xlsx» и заполняет. Готовую форму подразделение в указанные сроки высылает сотруднику финотдела, который консолидирует показатели.
В отдельном списке укажите, как должен называться файл каждого подразделения и в какие сроки отделы должны подготовить планы. Поместите форму бюджета и инструкцию на общий диск, который доступен подразделениям, и оповестите их по корпоративной почте.
Смотреть еще 7 частых ошибок
