Вышла Excel-модель, чтобы рассчитать во сколько компании обойдется проектный офис
В управлении проектами главное – вовремя понять, когда выгоднее создать отдельный проектный офис, а когда пора от него отказаться. Чтобы оценить загруженность подчиненных, рассчитать, во сколько компании обойдется проектный офис, и выбрать самый эффективный и выгодный вариант используйте Excel-модель.
Когда сотрудники финансовой службы заняты одновременно в нескольких проектах, которые реализует компания, им может не хватать времени, чтобы выполнять основные обязанности. И чем больше проектов в работе, тем сильнее перегружены и демотивированы подчиненные. В результате снижается качество прогнозов, специалисты допускают ошибки и срывают сроки выполнения задач.
Расскажем, как понять, что в компании пора выделить отдельный проектный офис, и как это поможет наладить эффективную работу сотрудников. Вы сможете на цифрах обосновать для собственника рентабельность открытия проектного офиса.
Посчитайте, сколько времени тратите на проекты
Эффективность работы проектного офиса напрямую зависит от объема реализуемых проектов. Если сотрудники тратят на проектную работу пару часов в неделю, то нет необходимости создавать отдельную структуру, которая будет управлять этими процессами. Особенно это касается нетиповых, уникальных проектов.
ПРИМЕР: КАК ПРОЕКТНЫЙ ОФИС ПОМОГАЕТ СНИЗИТЬ РИСКИ
Идея создать проектный офис появилась, когда мы разрабатывали систему автоматизации для крупной нефтяной компании. Проект был нетипичным для нас: обычно время от заказа до внедрения занимало 4–6 месяцев, а эти работы были рассчитаны на 3 года. Через год мы поняли, что проект затягивается и затраты выходят за утвержденные рамки. Параллельно мы вели другие проекты, стали возникать конфликты ресурсов. Постепенно пришли к тому, что нам нужно вести мониторинг хода проектов и оптимизировать работу в командах, чтобы каждый участник выполнял свою функцию. Тогда и открыли проектный офис.
В результате у нас появилась общая карта проекта, где видны все этапы. Мы наладили четкое управление рисками — структурированное, с оценкой и регулярным мониторингом. По сути, это все те вещи, которые «на ходу» выполняют руководители менее масштабных проектов, только более технологически продуманные. Администраторы проектов помогли выстроить документооборот, учет, бюджетирование проектов и своевременно реагировали на возникавшие проблемы. Они же решали более рутинные, административные задачи — организовывали командировки персонала, бронировали билеты, гостиницы.
Проектный офис будет тем полезнее, чем регулярнее и объемнее проектная деятельность: он помогает избежать неоправданных трат, реально оценивая перспективы каждого мероприятия. Создавать отдельную структуру стоит, если участие в проектах занимает больше 30 процентов рабочего времени сотрудников, а также если регулярно возникают конфликты интересов между подразделениями, вовлеченными в проекты.
Скачать Excel-модель
