Нумерация счетов-фактур: как выбрать оптимальный способ

Нумерация счетов-фактур: как выбрать оптимальный способ

На практике, проработав достаточно длительное время, можно познакомиться с разнообразнейшими способами нумерации счетов-фактур. Тут и буквенно-числовые комбинации, и использование точек и тире. В номере могут присутствовать «слэши», а сама разрядность номера может быть от скромных двух знаков до восьмиразрядных номеров и более. А вот насколько это правильно? Возможно, есть какие-то жесткие требования к нумерации, а отступление карается жуткими санкциями… Давайте разбираться.

Такой регистр налогового учета по НДС, как счет-фактура, утвержден статьей 169 Налогового кодекса РФ. Среди обязательных реквизитов документа перечислен и порядковый номер, однако больше никаких требований Налоговый кодекс РФ в отношении нумерации этого документа не устанавливает.

Постановление Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость» (далее – Правила) несколько более информативно.

В пункте 1 Правил заполнения счета-фактуры в отношении частных случаев выставления счет-фактур (например, комитентом (принципалом) и др.), указано, что порядковые номера таких счетов-фактур указываются каждым налогоплательщиком в соответствии с их индивидуальной хронологией составления счетов-фактур.

Однако можно сделать вывод, что подобный подход должен распространяться и на общий порядок нумерации рассматриваемых регистров.

Пункт 1 Правил заполнения счета-фактуры вводит еще одно требование в отношении нумерации счетов-фактур, если реализация осуществляется через обособленные подразделения. В этом случае при составлении такими обособленными подразделениями счетов-фактур порядковый номер счета-фактуры через разделительный знак «/» (разделительная черта) дополняется цифровым индексом обособленного подразделения, установленным организацией в приказе об учетной политике для целей налогообложения. Схожие нормы установлены в отношении участников товарищества или доверительных управляющих.

Соответственно, разделительный знак «занят» только для обособленных подразделений, участников товарищества или доверительных управляющих и использование его в других случаях будет необоснованным (письмо Минфина России от 15.05.2012 № 03-07-09/52).

Хотя в этом же письме и в письме Минфина России от 15.05.2012 № 03-07-09/53 определено, что данная ошибка не является основанием для отказа в принятии сумм налога на добавленную стоимость к вычету.

Цифра, тире, точка

Требования в отношении дополнения учетной политики описанием методики нумерации счетов-фактур установлены только в отношении обособленных подразделений, но целесообразным будет прописать соответствующие нормы и во всех прочих случаях. Это позволит избежать ненужных споров с проверяющими, а также централизовать и дисциплинировать данный важный участок учетных работ.

Итак, получается, что налогоплательщик исходя из особенностей своего учета и требований контроля сам определяет индивидуальную хронологию своей нумерации счетов-фактур. И законодательство не запрещает использование буквенно-числовых комбинаций, использование точек, подчеркиваний и тире.

Не видим мы запрета и в отношении отдельной нумерации определенных специфических операций. Например, в отношении авансовых счетов-фактур. Хотя финансисты в письмах Минфина России от 16.10.2012 № 03-07-11/427, от 10.08.2012 № 03-07-11/284 считают, что отдельная нумерация авансовых счетов-фактур законодательством не предусмотрена.

В свете описанных норм законодательство не запрещает и ежедневную нумерацию счетов-фактур по НДС с первого порядкового номера. Ведь главное требование выполнено – хронология нумерации в течении выбранного периода будет соблюдена. Хотя в письме Минфина России от 11.10.2013 № 03-07-09/42466 финансисты считают, что ежедневная нумерация счетов-фактур с первого порядкового номера не предусмотрена.

Обратите внимание

Ошибки в нумерации не подходят под грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету. Право на применение вычетов по НДС не поставлено в зависимость от порядка формирования порядковых номеров счетов-фактур, выставляемых продавцом при реализации товаров (работ, услуг). Таким образом, законодательство вроде бы вообще не предусматривает наказания за нарушение нумерации счетов-фактур.

С ними в данном вопросе трудно согласиться. Так как, наоборот, никаких запретов в этом отношении не имеется. Более того, если пойти по следу их размышлений, то сразу встает вопрос: в течение какого периода тогда производить нумерацию нарастающим итогом? Месяц, квартал, год? Налоговым периодом по НДС является квартал, но отчетным периодом по общему основанию является год, что находит свое отражение и в особенностях работы автоматизированных учетных систем. Так, в специализированных программах по умолчанию нумерация документов производится нарастающим итогом в течение календарного года.

То есть мы не видим невозможности ведения ежедневной нумерации данных регистров.

Нумерация счетов-фактур и корректировочных счетов-фактур должна быть единой. Это прямо закреплено в постановлении правительства.

То, что в бухгалтерской среде именуется авансовым счетом-фактурой, есть не что иное, как обычный счет-фактура, только заполненный в связи с поступлением предоплаты от покупателя. Постановлением № 1137 от 26.12.2011 № 1137 (далее – Постановление № 1137) предусмотрены определенные особенности его заполнения . Однако нумеровать такие счета-фактуры нужно в общем порядке – здесь никаких особенностей нет.

Читайте также «Как исправлять счета-фактуры в переходный период?»

Плата за ошибку

И все же, как ни старайся, но ошибки, этот непременный спутник нашей деятельности, случаются. К каким же последствиям приведет их появление?

Сразу скажем, что штрафные санкции за подобный недочет не предусмотрены. Некоторые инспекторы пытаются инкриминировать нормы статьи 120 Налогового кодекса РФ – «Грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения (базы для исчисления страховых взносов)». Однако такой подход необоснован.

Дело в том, что под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения для целей настоящей статьи понимается отсутствие первичных документов или отсутствие счетов-фактур или регистров бухгалтерского учета или налогового учета, систематическое (два раза и более в течение календарного года) несвое­временное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета, в регистрах налогового учета и в отчетности хозяйственных операций, денежных средств, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений.

А в рассматриваемой ситуации ничего из перечисленного не наблюдается.

Ошибки в нумерации не подходят и под грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету, в том числе к бухгалтерской (финансовой) отчетности, исходя из норм статьи 15.11 КоАП РФ.

Таким образом, законодательство не предусматривает штрафа за нарушение нумерации счетов-фактур.

Зачастую гораздо существеннее штрафов может быть отказ налогового органа в возмещении выставленного НДС партнеру организации.

Однако право на применение вычетов по налогу на добавленную стоимость не поставлено в зависимость от порядка формирования порядковых номеров счетов-фактур, выставляемых продавцом при реализации товаров (работ, услуг). Об этом сказано в письмах Минфина РФ от 12.01.2017 № 03-07-09/411, от 22.05.2012 № 03-07-09/59, от 14.05.2012 № 03-07-09/50 и др.

Суды также встают на сторону налогоплательщика. Например, ФАС Уральского округа в Постановлении от 28.12.2011 № Ф09-8650/11 по делу № А60-11248/2011, ФАС Центрального округа в Постановлении от 31.07.2009 по делу № А35-4528/08-С21 и др.

Следовательно, допущенный недочет не сможет привести к финансовым потерям организации.

Вот только не стоит на основании сделанных выводов считать, что к оформлению счетов-фактур можно относиться спустя рукава. Выписка этих документов – это достаточно важный раздел учета НДС, и к своим обязанностям нужно относиться очень тщательно. Ведь ошибки в нумерации очень часто служат основаниями для возникновения претензий со стороны налоговых органов и доказательной базой в деле непринятия сумм налога к вычету у партнера.

Например, ФАС Московского округа в Постановлении от 16.12.2013 № Ф05-15597/2013 по делу № А41-49253/12 рассмотрел ситуацию, когда нумерация выставленных счетов-фактур не соответствовала хронологической последовательности (так, счет-фактура № 25 от 12.08 имел большую нумерацию, чем счет-фактура от 27.08 № 22, выставленный позднее).

А это мало того, что ударит по деловым связям организации, так еще и может привести и к перевыставлению сумм судебных расходов организацией-партнером. И то, что суды тоже встают на сторону налогоплательщиков в этом вопросе, не слишком упрощает ситуацию.
Следовательно, к выписке счетов-фактур и их нумерации нужно относиться очень тщательно, чтобы избежать судебных и прочих проблем.

Дмитрий Кислов, к.э.н., эксперт

Материалы по теме:

Производственный травматизм: как избежать уголовной ответственности
Производственный травматизм: как избежать уголовной ответственности. Можно закупить суперсовременные и столь же дорогостоящие средства индивидуальной защиты. Можно назначить целый полк ответственных за охрану труда. Но есть еще такое понятие, как «фатум». То есть несчастный случай на производстве может произойти вопреки всем превентивным мерам. Последствия могут быть разными – ...
Работник увольняется: что делать с досрочным отпуском
ГлавнаяСтатьиКадрыРаботник увольняется: что делать с досрочным отпускомсегодня в 09:41 Окончательный расчет с ...
Как работать с внештатниками: «учетная политика»
ГлавнаяСтатьиКадрыКак работать с внештатниками: «учетная политика» сегодня в 10:12 Организация может оплачивать ...
Утверждены рекомендуемые форматы электронной бухотчетности
Фирмы, которые отчитываются перед налоговой электронно, должны представлять бухотчетность по новым ...

Добавить комментарий

Войти с помощью: 

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Яндекс.Метрика