Налог на прибыль: как учитывают расходы на дополнительный отпуск

При расчете налога на прибыль можно учесть расходы только на те дополнительные отпуска, которые предоставлены в соответствии с требованиями трудового законодательства.

Некоторым категориям работников компания, помимо основного ежегодного оплачиваемого отпуска, обязана предоставлять дополнительные отпуска. Например, по ТК РФ имеют право на дополнительный отпуск сотрудники, занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда или имеющие ненормированный рабочий день. Также организация может предоставлять дополнительные отпуска на основании своих локальных нормативных актов.

Как учесть расходы на отпуска

В отношении расходов на отпуска работников в НК РФ есть две прямые нормы.

Пункт 7 статьи 255 НК РФ гласит, что в составе расходов на оплату труда учитываются расходы на выплату среднего заработка, сохраняемого за работником на время отпуска, предусмотренного законодательством РФ.

В пункте 24 статьи 270 НК РФ установлено, что оплата отпусков, дополнительно предоставляемых на основании коллективных договоров, то есть сверх предусмотренных ТК РФ, на расходы не относится.

Это значит, что если дополнительные отпуска предоставляются в соответствии с требованиями трудового законодательства, то затраты на их оплату учитывают в составе расходов на оплату труда. Если же организация по своей инициативе оплачивает дополнительные отпуска на основании коллективного договора, то она не может учесть эти суммы в расходах по налогу на прибыль. Поэтому необходимо четко различать, закреплена ли за работодателем обязанность по предоставлению и оплате дополнительного отпуска.

Дополнительный отпуск по ТК РФ

Некоторые категории граждан по нормам ТК РФ и других федеральных законов и законодательных актов имеют право отдыхать дольше остальных.

В статье 116 ТК РФ сказано, что право на дополнительный отпуск имеют:

лица, занятые на работах с вредными и опасными условиями труда;
лица, работающие на условиях ненормированного рабочего дня;
лица, выполняющие работу особого характера;
другие категории лиц, которым предоставление ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска определено федеральным законодательством.

Пример 1. Расчет допотпуска при ненормированном рабочем дне

Работник компании трудится в условиях ненормированного рабочего дня. Приказом руководителя ему установлен дополнительный отпуск – 10 календарных дней. Месячный оклад работника – 25 000 руб.

С 1 августа ему предоставлен очередной ежегодный отпуск. Он включает 28 календарных дней основного отпуска и 10 календарных дней дополнительного отпуска.

В расчетный период включают август – декабрь прошлого года и январь – июль отчетного года.

Сумма выплат за расчетный период, учитываемая при оплате отпуска, составит 300 000 руб. (25 000 руб. × 12 мес.), средний дневной заработок – 853,24 руб. (300 000 руб. : 12 : 29,3).

Бухгалтер начислил отпускные в сумме 32 423,12 руб. (853,24 руб. × (28 календ. дн. + 10 календ. дн.)).

Всю сумму отпускных можно учесть при налогообложении прибыли.

Дополнительный отдых от руководства

Статья 116 ТК РФ разрешает работодателям устанавливать работникам удлиненный отпуск по своей инициативе. Решение должно быть прописано в локальных актах компании:

коллективном договоре;
трудовых договорах;
правилах внутреннего распорядка.

Такой дополнительный отдых также должен оплачиваться. Но если основные отпускные (оплату за 28 календарных дней) работодатель вправе отнести на уменьшение прибыли, то с дополнительными это невозможно. Выплачивать их можно только за счет прибыли организации.

Пример 2. Расчет допотпуска работника, имеющего двоих и более детей

Работникам компании, имеющим двоих и более детей, коллективным договором предусмотрен дополнительный оплачиваемый отпуск в количестве 5 календарных дней.

Месячный оклад работника, имеющего двоих детей, – 25 000 руб.

С 1 августа ему предоставлен очередной ежегодный отпуск. Он включает 28 календарных дней основного отпуска и 5 календарных дней дополнительного отпуска.

В расчетный период включают август – декабрь прошлого года и январь – июль отчетного года.

Бухгалтер начислил отпускные:

— основной отпуск – 23 890,72 руб. (853,24 руб. × 28 календ. дн.);

— дополнительный отпуск – 4266,20 руб. (853,24 руб. × 5 календ. дн.).

При налогообложении прибыли можно учесть сумму 23 890,72 руб.
Сумма 4266,20 руб. выплачивается за счет собственных средств компании.

Страховыми взносами суммы дополнительных отпусков, выплачиваемые по инициативе работодателя, облагаются на общих основаниях.

Напомним, что некоторым категориям работников по закону положен удлиненный период оплачиваемого отдыха:

несовершеннолетним работникам (в возрасте до 18 лет) – 31 сутки (статья 267 ТК РФ);
инвалидам всех групп – 30 суток;
учителям и преподавателям – от 42 или 56 календарных дней, в зависимости от занимаемой должности педагогического работника и вида учебного заведения;
ученым, имеющим степень доктора наук и работающим в бюджетных учреждениях, – 48 суток;
работникам оборонной химической промышленности – от 30 до 40 суток в зависимости от длительности непрерывного стажа;
ученым, имеющим степень кандидата наук и работающим в бюджетных учреждениях, – 36 суток;
медицинским работникам, у которых есть риск заражения СПИДом, – 36 суток;
государственным гражданским служащим – от 30 суток в зависимости от выслуги лет;
сотрудникам органов прокуратуры и следственного комитета – 30 суток без учета времени на дорогу к месту отдыха и обратно.
Также предусматривают дополнительные отпускные периоды для жителей Крайнего Севера и приравненных к ним местностей (ст. 321 ТК РФ):
для жителей районов Крайнего Севера – 24 суток;
для жителей местностей, приравненных к районам Крайнего Севера, – 16 суток;
для жителей прочих районов Севера, где установлены районный коэффициент и процентная надбавка к заработной плате, – 8 суток.