Как заверить копии документов «должным образом» или «надлежаще»
ГлавнаяСтатьиУчет и отчетностьКак заверить копии документов «должным образом» или «надлежаще»сегодня в 14:03
Не ошибемся, если скажем, что нет такого бухгалтера, которому бы не приходилось готовить копии документов для представления в налоговую, в страховые фонды, для выдачи работникам или учредителям. При этом от бухгалтера требуется заверить эти копии «в установленном порядке», «должным образом» или просто «надлежаще». Что это означает?
Подтвердить расходы – копия или оригинал
Чтобы подтвердить расходы, можно использовать не только оригиналы, но и копии документов. Это должны быть копии, заверенные в установленном порядке. Такой порядок прописан в ГОСТах. Но нужно быть осторожным. Почему?
Копия документа — это экземпляр, полностью воспроизводящий информацию подлинника. Заверенной копией является такая, на которой проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.
Это установлено ГОСТом Р 7.0.8-2013, утвержденным приказом Росстандарта от 17 октября 2013 года № 1185-ст.
Копии первичных документов можно принять к учету только при условии их надлежащего заверения уполномоченными лицами и при наличии уважительной причины временного отсутствия оригиналов (ч. 8 ст. 9 Закона о бухучете).
Как заверить копии документов
В заверенной по всем правилам копии под реквизитом «Подпись» должны быть указаны:
- слово «Верно»;
- должность лица, заверившего копию;
- его собственноручная подпись;
- расшифровка подписи (инициалы, фамилия);
- дата заверения копии.
Заверительная отметка может быть рукописной или в виде штампа. Кроме того, в ней должна быть надпись о месте хранения оригинала:
«Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № … за … год».
И все это должно быть заверено печатью.
Если копия оформлена именно так, то ее можно принять к учету. Об этом напоминал Минфин России еще в письме от 22 апреля 2019 года № 03-11-11/28986.
Обратите внимание
Принятие к учету для целей налогообложения не заверенных в установленном порядке копий «первички» создает существенный риск возникновения разногласий с контролерами. Это подтверждает и сложившаяся судебная практика.
Читайте в бераторе
Нормативная база и внутренние документы
